Mit einem guten Agentur Briefing steht und fällt ein erfolgreiches (digital) Projekt. Wir zeigen Ihnen worauf Sie achten sollten, wenn Sie mit Ihrer Agentur ein neues Projekt angehen.

Egal ob Sie mit einer Agentur schon lange zusammenarbeiten oder gerade das erste gemeinsame Projekt planen, am Anfang steht immer das Briefing. Oder sollte es zumindest stehen. Denn je genauer Sie von Beginn an festlegen, was in dem anstehenden Projekt erwartet wird, desto effizienter kann die Agentur arbeiten und desto zufriedener werden Sie am Ende mit dem Ergebnis sein. Auch, wenn die Zeit manchmal drängt, nehmen Sie sich eine halbe Stunde Zeit und fassen Sie alle wesentlichen Punkte in einem ersten Briefing zusammen, bevor Sie Ihre Agentur kontaktieren. Erste wenn die Agentur vom Kunden ein genaues Briefing bekommen hat, kann sie ein realistisches Angebot erstellen.

Die folgenden drei Punkte sollten bei jedem Projekt vorab geklärt werden:

  • Projektlaufzeit
  • Projektumfang
  • Kommunikation

Projektlaufzeit

Die Projektlaufzeit sollte immer bereits zu Beginn klar definiert werden. Hat das Projekt im Unternehmen oberste Priorität und muss rasch umgesetzt werden? Oder ist der Zeitplan etwas lockerer? Von dieser Entscheidung hängt auch oft der Umfang des Projekts ab. Brauchen Sie nur schnell eine neue Landingpage für ein Produkt oder soll es sich um einen umfangreichen Webauftritt mit mehreren Unterseiten und technischen Spielereien handeln.

Im Briefing Dokument sollten daher alle Anforderungen genau festgelegt werden. Folgende Punkte sollten schriftlich festgehalten werden:

  • Wann soll das Projekt abgeschlossen sein?
  • Welche sind wichtige Meilensteine?
  • Welche Ziele und Nicht-Ziele gibt es?
  • Welche Konsequenzen drohen bei Nicht-Einhaltung des Zeitplans?

Projektumfang

Um die benötigten Ressourcen richtig einzuschätzen, muss der Umfang eines neuen Projekts möglichst genau vorab definiert werden. Entscheidend sind hier nicht nur die Ressourcen der Agentur, sondern auch jene im eigenen Unternehmen. Oft leidet der Erfolg eines Projekts darunter, wenn im Unternehmen Ansprechpersonen wechseln oder auf einmal niemand mehr zuständig ist.

Auch die Aufgabenverteilung sollte genau geklärt werden. Welche Aufgaben werden im Unternehmen selbst erledigt, welche werden an die Agentur ausgelagert? Hier sollte schon vor Projektbeginn Klarheit herrschen, um Missverständnisse auszuschließen.

Zusammengefasst sollten für den Punkt Projektumfang folgende Details im Briefing geklärt werden:

  • Detaillierte Beschreibung des Projekts
  • Welche Ressourcen stehen zur Verfügung? (intern und extern)
  • Wie sieht die Aufgabenverteilung aus?

Kommunikation

Besonders bei größeren Projekten mit längerer Laufzeit und vielen beteiligten Personen, sollte über entsprechende Projektmanagement Tools nachgedacht werden. E-Mails sind hier nicht immer der effizienteste Weg – wenn auch oft der einfachste.

Eine zielgerichtete Kommunikation ist ein wichtiger Faktor für den Erfolg eines Projekts. Lieber vorab etwas Zeit in das Aufsetzen eines PM-Tools investieren, als im Laufe der Umsetzung dann in einer E-Mail Flut unterzugehen. Oft hilft dabei schon eine übersichtliche Excel-Tabelle, die regelmäßig aktualisiert und allen Beteiligten zur Verfügung gestellt wird.

Vom Briefing zum Angebot

Tipp: Je genauer das Briefing, desto genauer kann ein Angebot erstellt werden. Wer nachträglichen Mehraufwand und Budgetdiskussionen vermeiden möchte, sollte soviel wie möglich vorab klären!

Erst, wenn all die oben genannten Details geklärt sind, kann ein genaues und für beide Seiten verbindliches Angebot erstellt werden. Planen Sie daher immer auch genug Zeit für die Vorbereitung eines Projekts ein. Ihre Agentur kann Ihnen hier beratend zur Seite stehen und mit Ihnen gemeinsam einen erfolgreichen Projektstart erarbeiten.