Größere und auch kleinere Kongresse und Veranstaltungen sind nach wie vor auf Grund von COVID-19 physisch nicht umsetzbar. Das bedeutet aber nicht, dass Sie auf den Austausch mit Ihren Ärzten verzichten müssen. Es gibt viele verschiedene Formate, wie ein Live Webinar erfolgreich umgesetzt werden und eine gute Alternative zu einer physischen Veranstaltung darstellen kann.

Wir zeigen Ihnen, welche Möglichkeiten Sie bei der Umsetzung Ihres nächsten Live Webinars haben. Außerdem gibt Dr. Fritz Höllerer, Geschäftsführer von hello mint, Tipps, worauf Sie bei der Umsetzung achten sollten.

Wir werden uns in diesem Beitrag folgende Themen näher ansehen:

  • Auswahl der richtigen Webinar Plattform
  • Equipment für optimale Audio- und Videoqualität
  • Interaktivität im Webinar
  • DFP bzw. CME-Approbation
  • Moderation
  • Registrierung & Landing Page
  • Vermarktung

Auswahl der richtigen Webinar Plattform

Zu Beginn der technischen Planung steht die Auswahl der richtigen Webinar Plattform. Hier gibt es mehrere Möglichkeiten, wobei die beliebtesten Plattformen derzeit wahrscheinlich Zoom und Cisco WebEx sind. Beide Plattformen haben ihre Vor- und Nachteile. Wir haben diese hier kurz zusammengefasst.

Zoom

Vor COVID-19 hat wahrscheinlich noch kaum jemand diese Plattform gekannt. Sie hat sich allerdings in der ersten Hälfte des Jahres zu einer der Top Meeting und Webinar Plattformen entwickelt. Auf Grund anfänglicher Sicherheitsbedenken war die Skepsis lange Zeit hoch. Zoom hat relativ schnell auf die Kritik reagiert und bereits Mitte April 2020 ein großes Sicherheitsupdate ausgerollt.

Zoom funktioniert ähnlich wie viele andere Webinar-Plattformen und bietet zahlreiche Optionen in der Planung einer Veranstaltung (von der Deaktivierung der Chatfunktion bis zur Post-Event Umfrage). Außerdem bietet die Plattform eine umfangreiche und aktuelle Dokumentation für alle etwaigen Fragen rund um Webinare und virtuelle Events.

Cisco WebEx

WebEx gibt es nicht erst seit gestern und mit dem Konzern Cisco im Hintergrund, ist die Plattform besonders in etablierten Konzernen sehr beliebt. Man kennt das Unternehmen, nutzt Services von Cisco womöglich schon seit Jahren und vertraut auf Sicherheit und Datenschutz. Die Handhabung ist allerdings weniger intuitiv als bei Zoom. Außerdem ist die Video und Audio-Qualität etwas schlechter im Vergleich.

Dennoch ist auch WebEx eine solide Plattform, mit der man Live Webinare erfolgreich durchführen kann.

Dr. Fritz Höllerer, Geschäftsführer hello mint: „Für uns ist Zoom die Plattform der Wahl, da sie unglaublich intuitiv zu bedienen ist (sowohl für Admins als auch für Webinar-Teilnehmer). Vor allem für Speaker in einem Webinar ist das ein wichtiger Punkt. Oft kommt es zu Stresssituationen, wenn ein Speaker während eines Webinars sein Folien teilen soll oder die Audio- bzw. Videofunktion auf- oder abdrehen. Eine einfache und intuitive Bedienung ist hier ausschlaggebend für ein erfolgreiches Webinar.“

Equipment für optimale Audio- und Videoqualität

Das Equipment für ein Live Webinar hängt start vom gewünschten Setting ab. Folgende drei Settings haben sich in den letzten Monaten bewehrt:

Remote Live Webinar

Bei einem sogenannten Remote Webinar sind alle Beteiligten digital zugeschalten. Das bedeutet, dass so wohl der Vortragende, als auch der technische Support und die Zuseher über einen bestimmten Link einsteigen und vor dem eigenen Laptop mit Webcam sitzen.

Hier ist es besonders wichtig, dass vorab mit allen Speakern ausführliche Test in Hinblick auf Video- und Audioqualität, sowie Internetverbindung durchgeführt werden. Es wird auch empfohlen ein hochwertiges Headset zu verwenden und auf Bluetooth Verbindungen zu verzichten. Auf keinen Fall sollte ein Speaker über den Lautsprecher seines Laptops teilnehmen, da es hier zu unangenehmen Rückkoppelungen kommen kann.

„Vor Ort“ Live Webinar

Hier wird eine Location angemietet und alle Speaker treffen sich vor Ort, um ihre Vorträge zu halten. Im Gegensatz zum Remote Webinar wird hier auf professionelles Kamera- und Audioequipment gesetzt. Es ist ein technisches Team inkl. Kameramann bzw. Kameramänner (wenn mehr als eine Kamera gewünscht wird) vor Ort und der Vortragende wird während seines Vortrags gefilmt. Die Übertragung kann via Zoom oder eigenem Streaming Server funktionieren.

„Hybrid“ Live Webinar

Eine Mischung aus den beiden oberen Varianten ist das „Hybrid“ Live Webinar. Dabei sind die Speaker ebenfalls an einer gemeinsamen Location, nehmen aber über einen Laptop mit Webcam am Live Webinar teil. Der Vorteil hier sind die etwas geringeren Kosten im Gegensatz zu einem „echten“ Live Stream, da weniger Equipment und Personal benötigt wird. Trotzdem ist die Möglichkeit des Netzwerkens vorhanden, da sich die Speaker vor und nach der Veranstaltung gemeinsam vor Ort unterhalten können.

Dr. Fritz Höllerer, Geschäftsführer hello mint: „Jede der drei Varianten hat ihre Vor- und Nachteile. Eine Entscheidung sollte auf Basis der gewünschten Videoqualität und dem vorhandenen Budget getroffen werden. Eine Remote Lösung wird vor allem dann empfohlen, wenn mehrere Speaker aus unterschiedlichen Regionen oder Ländern an einem Live Webinar teilnehmen sollen. Wer einen einzelnen Vortrag übertragen möchte und eine hohe Video- und Audioqualität anstrebt, sollte überlegen, ob er vielleicht lieber in ein Webinar vor Ort investieren möchte.“

Interaktivität im Webinar

Wer kennt das nicht? Man wählt sich in ein Live Webinar als Zuseher ein und bereits nach kurzer Zeit schwindet die Aufmerksamkeit. Um das bei Ihrem Live Webinar zu verhindern, empfiehlt es sich, diverse interaktive Formate einzubauen. Sie können Ihre Teilnehmer dabei beispielsweise Umfragen im Multiple Choice Format beantworten lassen oder sie dazu animieren, Fragen an die Vortragenden zu stellen.

Dr. Fritz Höllerer, Geschäftsführer hello mint: „Überlegen Sie sich vorab, wie Sie Ihr Publikum bei Laune halten möchten. Besonders bei längeren Webinaren oder AdBoards ist es sinnvoll, mit Umfragen zu arbeiten, um die Aufmerksamkeit zu erhöhen.“

DFP bzw. CME Approbation

Die DFP (Österreich) bzw. CME (Deutschland) Approbation von Live Webinaren ist ein heißes Thema. Denn wer sein Webinar vorab approbieren lässt, kann das Interesse für eine Registrierung deutlich steigern.

Grundsätzlich müssen Sie bei Webinaren zwischen zwei Formen der DFP Approbation unterscheiden: Live DFP Approbation und On-Demand DFP Approbation.

Live DFP Approbation

Von einer Live DFP Approbation spricht man, wenn das Live Webinar als Veranstaltung vorab im DFP Kalender eingetragen wird. Wie bei einer physischen Veranstaltung bekommen die Zuseher für Ihre Teilnahme am Live Webinar im Anschluss ihre entsprechenden Punkte gebucht. Für die Lernerfolgskontrolle ist es notwendig, dass Webinar-Teilnehmer in Deutschland am Ende entsprechende Fragen beantworten und hier eine Zuordnung der Fragen zum jeweiligen Arzt erfolgt. Außerdem muss die Anwesenheit eines Teilnehmers zeitlich erfasst werden.

In Österreich bestätigt der Arzt seine Teilnahme am jeweiligen Webinar, in dem er am Ende ein – idealerweise digitales – Formular mit ÖÄK Nummer, Vor- und Nachname ausfüllt.

On-Demand DFP Approbation

Bei der On-Demand DFP Approbation wird das Live Webinar aufgezeichnet und ein entsprechendes Video produziert. Dieses Video wird dann als eLearning auf meindfp.at (in Österreich) hochgeladen und ist für drei Jahre als Fortbildung verfügbar.

Um ein eLearning in Österreich approbieren zu können, müssen folgende Voraussetzungen erfüllt werden:

  • Es wird eine Abteilung gefunden, die als Fortbildungsanbieter zur Verfügung steht
  • Der Vortragende erstellt 6 Fragen inkl. 4 Antwortmöglichkeiten (single- oder multiple-choice)
  • Der Fortbildungsanbieter oder ein Serviceprovider (z.B. hello mint) legt die Fortbildung an (Hinweis: Eine Pharmafirma kann nie selbst als Serviceprovider auftreten und eine Fortbildung anlegen)
  • Das Video ist frei von Werbung und enthält kein Firmenlogo
  • Das Video ist mindestens 45 Minuten lang (45 Minuten = 1 DFP Punkt)
  • Für das eLearning muss ein Lecture Board bestehend aus zwei Ärzten selbiger Fachrichtung organisiert werden
  • Die Vortragenden müssen ihre Interessenskonflikte sichtbar in ihren Folien anführen

 

Dr. Fritz Höllerer, Geschäftsführer hello mint: „Wir empfehlen unseren Kunden immer, auch über eine DFP Approbation ihrer Webinare nachzudenken. Die Live Approbation macht das Webinar für die Teilnehmer interessant, da sie gleichzeitig Fortbildungspunkte sammeln können. Mit einer On-Demand Approbation können Sie sicherstellen, dass Ihre Inhalte auch noch bis zu drei Jahre nach dem Live Webinar einen Mehrwert für interessierte Ärzte bieten.“

Moderation

Um Ihrem Webinar einen professionellen Charakter zu verleihen, sollten Sie einen Moderator hinzuziehen. Idealerweise ist der Moderator nur für die Moderation zuständig und hält selbst keinen Vortrag. Er sorgt für einen reibungslosen Ablauf, überbrückt eventuelle Pausen in den Übergängen zwischen zwei Vorträgen und steht im Notfall zur Seite, wenn ein Speaker technische Probleme hat. Außerdem sortiert er die Fragen aus dem Publikum und moderiert die Q&A Session. Der Moderator sollte jedenfalls ebenfalls ein Arzt oder HCP sein und sich medizinisch soweit auskennen, dass er eine sinnvolle Diskussion mit den Vortragenden leiten kann.

Registrierung & Landing Page

Damit Ärzte an Ihrem Live Webinar teilnehmen können, müssen sich diese vorab registrieren. Denn erst nach einer Registrierung und Verifikation, ob es sich auch tatsächlich um einen Arzt handelt, kann ein entsprechender Zugangslink versendet werden.

Die oben genannten Webinar Tools (Zoom, WebEx) bieten eigene Registrierungsseiten an. Der Vorteil ist, dass diese direkt im System integriert sind und sehr kostengünstig implementiert werden können. Dennoch sollten Sie hier vorsichtig sein. Diese Seiten bieten nur einen geringen Spielraum, was die Gestaltung angeht und speziell im Fall der Verifikation machen sich große Hürden bemerkbar. Wenn Sie sichergehen wollen, dass in Ihrem Webinar nur registrierte Ärzte mit ÖÄK Nummer (gilt für Österreich) teilnehmen, sollten Sie auf eine eigens designte Landing Page setzen.

Auf dieser Landing Page können Sie umfassende Informationen zu Speaker, Ablauf und Hintergrund Ihres Webinars darstellen. Außerdem können Sie die ÖÄK Nummer der Angemeldeten automatisch verifizieren lassen, was Zeit spart und die händische Überprüfung nicht notwendig macht.

Dr. Fritz Höllerer, Geschäftsführer hello mint: “ Wir bei hello mint verfügen über einen speziellen Algorithmus, der die automatische Verifikation der ÖÄK Nummer garantiert. Dadurch können wir bereits bei der Anmeldung über die Landing Page sicherstellen, dass es sich um einen Arzt handelt, ohne dies händisch überprüfen zu müssen.“

Vermarktung

Die Erfahrung hat gezeigt, dass die Vermarktung eines digitalen Events auch am besten digital durchgeführt wird. Idealerweise wird nicht bereits Monate vor dem Termin mit der Vermarktung gestartet, sondern zeitnah, ca. 1-2 Wochen davor. Das garantiert die Aufmerksamkeit und verhindert, dass der Termin eventuell wieder in Vergessenheit gerät. Als besonders erfolgreich haben sich Stand-Alone Newsletter und Social Media Postings inklusive der Verbreitung der Informationen in einschlägigen Ärzte Facebook-Gruppen erwiesen.

Dr. Fritz Höllerer, Geschäftsführer hello mint: „Wir arbeiten bei der Vermarkung von Live Webinaren mit unserem langjährigen Partner Diagnosia zusammen. Über die Diagnosia Datenbank können wir Ärzte spezifisch nach Fachrichtungen erreichen und so das fachspezifische Interesse wecken. Außerdem verfügt Diagnosia über eine rege Facebook Community mit rund 16.000 Mitgliedern, die auf Einladungen zu Live Webinaren sehr gut ansprechen.“

 

Wenn Sie noch weitere Fragen zum Thema Live Webinar haben, dann können Sie sich hier informieren oder direkt mit uns in Kontakt treten via E-Mail an office@hellomint.com, telefonisch unter +43 660 63 17 705 oder über das Kontaktformular.