Case Report: Virtueller Kongress „SABCS Highlights Symposium“ für Roche
Vor einem Jahr hätten viele in der Pharmaindustrie beim Thema digitaler Kongress vermutlich noch dankend abgelehnt. Ein Jahr nach Beginn der Corona Pandemie zweifelt niemand mehr an der Rolle von Webinaren und virtuellen Veranstaltungen im Pharma Marketing Mix.
Gemeinsam mit Roche Austria haben wir das „SABCS Highlights Symposium“ kreiert. Lesen Sie hier, wie der virtuelle Kongress umgesetzt wurde und welche Learnings wir aus dem Projekt gezogen haben.
Die Idee des „SABCS Highlights Symposium“
Im Nachgang des San Antonio Breast Cancer Symposium (SABCS) 2020 haben wir gemeinsam mit Roche Austria ein virtuelles Highlights Symposium auf die Beine gestellt. Ziel war es, Ärztinnen und Ärzten eine Zusammenfassung der wichtigsten Neuigkeiten aus San Antonio zu vermitteln und gleichzeitig das Kongress-Feeling so gut wie möglich in ein virtuelles Umfeld zu bringen.
Das SABCS Highlights Symposium von Roche fand am 14. und 15. Dezember 2020 statt und bot verschiedene Möglichkeiten zur digitalen Interaktion.
Technische Aspekte der Umsetzung
Bei der Konzeption war es wichtig, dass die technische Hürde für die Benutzer so niedrig wie möglich gehalten wird. Dennoch musste sichergestellt werden, dass es sich bei den Angemeldeten um Ärztinnen und Ärzte handelt.
Beim ersten Besuch der Website wird der User daher aufgefordert sich mit seiner ÖÄK Nummer zu registrieren. Durch einen integrierten Algorithmus wird die ÖÄK Nummer automatisch verifiziert und dem User so der Zugang zu allen Inhalten der Website ermöglicht. Außerdem werden über Cookies die Anmeldedaten der User für 7 Tage gespeichert, so dass sie sich beim erneuten Aufrufen der Seite innerhalb dieses Zeitraums nicht noch einmal anmelden müssen.
Im Rahmen des Websitedesigns wurden für alle Unterseiten eigens Renderings angefertigt, um das Kongress-Feeling bestmöglich darzustellen. Dieser Aufbau ermöglicht es auch, die Website für zukünftige Veranstaltungen zu adaptieren und rasch das Design zu ändern.
Website Funktionen und Möglichkeiten für Ärztinnen und Ärzte
Die Website www.roche-virtualcongress.at besteht aus vier einzelnen Bereichen, mit verschiedenen Funktionen. Angemeldete User haben die Möglichkeit, alle Bereiche aufzurufen und alle Funktionen zu nutzen. Folgende 4 Bereiche gibt es:
1. Vorträge
Kern der Veranstaltung war jeweils ein live Vortrag am 14. und 15.12.2020, wo aktuelle Studiendaten aus San Antonio von Experten zusammenfasst und präsentiert wurden. Die Vorträge wurden aufgezeichnet und stehen auch nach dem Webinar weiterhin on demand zur Verfügung. Für die live Vorträge konnten sich die User vorab anmelden, um dann den Link für das Webinar per E-Mail zugesendet zu bekommen. Kurzentschlossene konnten auch am Tag der Veranstaltung direkt über die Website einsteigen.
2. Brain Dates
Weiters gab es die Möglichkeit, in kleinen Session mit maximal 5 Teilnehmern, sogenannten „Brain Dates“, direkt mit den Experten in Austausch zu treten. Auch dafür mussten sich Interessierte vorab anmelden, um dann einen Link zur Teilnahme per E-Mail zugesendet zu bekommen. Im Gegensatz zu den Vorträgen war hier die Teilnehmeranzahl begrenzt. Ziel war es, intimere Gespräche zu ermöglichen, ohne vorgegebene Agenda oder Präsentationen.
3. Exhibition Booth
Wie bei einem physischen Kongress, darf auch bei einem virtuellen Kongress ein Ausstellungs-Bereich nicht fehlen. Im Rahmen der „Exhibition Booth“ wurde ein virtueller Kongressstand simuliert, mit verschiedenen Produktinformationen und Marketing-Materialien der Firma Roche. Es werden PDFs zum Herunterladen angeboten, aber auch Videos und andere Links mit weiteren für Roche relevanten Informationen zur Verfügung gestellt.
4. Coffee Corner
Der große Nachteil bei virtuellen Veranstaltungen, der immer wieder genannt wird, ist das Fehlen von informellem Austausch zwischen Ärzten und Mitarbeitern der Industrie. Mit dem „Coffee Corner“ wollten wir diesen Austausch ermöglichen. Es standen verschiedene Mitarbeiter von Roche aus dem Marketing, dem Außendienst und der Medizin für Gespräche zur Verfügung. Per Klick auf den gewünschten Bereich, konnten Ärztinnen und Ärzte in ein gemeinsames Zoom Meeting einsteigen.
Weiterer Projektverlauf nach dem Highlights Symposium
Die Website www.roche-virtualcongress.at steht auch weiterhin für interessierte Ärztinnen und Ärzte zur Verfügung. Sie bietet außerdem die Möglichkeit, technische Anpassungen für zukünftige virtuelle Kongresse vorzunehmen und wiederzuverwenden. Bis ein neuer virtueller Kongress geplant wird, bleiben die Inhalte des SABCS Highlights Symposiums weiterhin online.